Melhorando a produtividade com mais organizaçãoVocê já precisou de um telefone importante e não se lembrou onde anotou? Já demorou a encontrar um relatório ou documento solicitado pelo seu chefe a ponto de te deixar impaciente? Já procurou desesperadamente por um arquivo importante no computador e não lembrou onde e como gravou?
Já ficou irritado por não conseguir lidar com a quantidade de papel que chega diariamente à sua mesa? Já perdeu os arquivos no computador por não efetuar backup?
Pois é, esses são alguns sintomas da desorganização.
A falta de organização prejudica a produtividade, acumula trabalho, atrasa tarefas e cria muita indecisão. Por isso, selecionamos algumas dicas muito simples e práticas para você acabar com a desorganização e gerar mais produtividade no seu dia-a-dia. Isto é, se for o seu caso.
1- Começando agora – arrumando a mesa e as gavetasAlgumas pessoas têm medo de descartar coisas que possam fazer falta no futuro, enchendo a mesa e as gavetas de inutilidades. Se você não faz uma arrumação há muito tempo, separe os seus documentos em três pilhas:
Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje
Ação posterior: papéis que devem ser resolvidos em uma semana
Nenhuma ação: arquivo ou lixo
Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo. Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.
2- Organizando o local de trabalho - Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo prático e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.
3- Arquivo e estantes- Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabeticamente. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.
4- Anotações- Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para "registros diários", mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias, etc.
5- Fluxo de Papéis- Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma "pilha" de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.
6- Correspondência- Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se "qual a providência a ser tomada?". Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.
7- Gerencie suas Tarefas- Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre a vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.
8- Lixo- Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.
9- Planejando o seu dia- Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no início da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.
10- Não se afobe com a bagunça- Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.
Agendando suas atividades
A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, "sobrecarregando" seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.
Bem, espero que as dicas possam ajudar você a gerar mais produtividade e menos estresse.Vamos à ação?
Fonte: Infojobs
Texto de Carlos Legal , consultor do Instituto MVC
